Temizlik ihalelerinde gelen teklifler arasındaki fark bazen ikiye katlanır. Sebep genellikle firmaların fiyat politikası değil, şartnamenin belirsizliğidir. Kapsam net değilse her firma kendi varsayımıyla fiyat verir ve teklifler karşılaştırılamaz hâle gelir. Bu yazıda şartnamede bulunması gereken başlıkları ele alıyoruz.
Şartname neyi çözer?
İyi bir şartname üç şeyi aynı anda yapar: teklifleri karşılaştırılabilir kılar, işin "yapılmış" sayılma ölçütünü tartışmadan çıkarır, ve hizmet süresince ortaya çıkacak taleplerin kapsam içinde mi dışında mı olduğunu önceden belirler.
Belirsiz şartnamenin bedeli sözleşme sonrası ödenir: her ek talep bir müzakere, her denetim bir tartışma olur.
1 — Alan envanteri
Şartnamenin temeli, temizlenecek alanın sayısal dökümüdür. En az şunlar:
- Bölge adı (üretim hattı, depo, ofis, yemekhane, soyunma, WC, dış saha)
- Metrekare
- Zemin tipi (epoksi, beton, seramik, anti-statik, PVC)
- Özel durum (hassas ekipman, gıda alanı, ESD bölgesi, yüksek raf)
Metrekare verilmeyen bir şartnameye verilen fiyat tahminidir. Zemin tipi verilmeyen şartnamede yanlış kimyasal seçilir.
2 — Kapsam: ne yapılacak, ne yapılmayacak
Her bölge için yapılacak işler tek tek yazılır. Aynı derecede önemli olan, kapsam dışının da yazılmasıdır.
Sık tartışma yaratan kalemler:
| Kalem | Netleştirilmezse |
|---|---|
| Makine ve ekipman yüzeyi | Kimin temizleyeceği belirsiz kalır |
| Yüksek raf ve kiriş üstü tozalma | "Ulaşamıyoruz" cevabıyla atlanır |
| Cam ve dış cephe | Ayrı bir iş mi, dahil mi? |
| Atık toplama ve taşıma | Konteynere kadar mı, bertaraf dahil mi? |
| Sarf malzeme (kâğıt, sabun) | Kim tedarik ediyor, kim ödüyor? |
| Kimyasal ve ekipman | Firmaya mı ait, tesise mi? |
| Üretim artığı (talaş, hurda) | Temizlik mi, üretim operasyonu mu? |
Son satır özellikle önemlidir: üretim artığının toplanması genellikle üretim biriminin işidir. Şartnamede belirtilmezse temizlik ekibinden beklenir, firma da bunu kapsam dışı sayar.
3 — Sıklık
Her iş kaleminin periyodu yazılır. Kullanışlı bir düzen:
- Her vardiya — WC, soyunma, yemekhane, yoğun geçiş alanları
- Günlük — ofis, koridor, üretim alanı genel
- Haftalık — zemin makineli temizlik, cam iç yüzey
- Aylık — raf üstü, aydınlatma armatürleri
- Periyodik (3/6/12 ay) — dış cephe, çatı oluğu, derin zemin bakımı
- Talep üzerine — dökülme müdahalesi, tesis kapatma temizliği
Periyodik ve talep üzerine kalemlerin birim fiyatı ayrıca istenmelidir. Aksi hâlde her ek iş için yeniden pazarlık yapılır.
4 — Kabul kriteri
Şartnamenin en çok atlanan ve en çok işe yarayan bölümüdür. "Temiz olacak" bir kriter değildir.
Kullanılabilir kriterler:
- Görsel: belirlenen mesafeden bakıldığında leke, toz birikintisi veya iz görünmemesi; tartışmalı alanlarda referans fotoğraf
- Ölçülebilir: zemin parlaklık değeri, yüzey sürtünme katsayısı (kayma riski olan alanlarda), ATP hijyen ölçümü (gıda alanlarında)
- Kontrol listesi: her bölge için imzalanan, tamamlanma oranı ölçülebilen liste
- Yeniden yapım süresi: eksik tespit edildiğinde kaç saat içinde giderileceği
Kriter yazılırken ölçüm yönteminin de yazılması gerekir. "Parlaklık yeterli olacak" değil, "hangi cihazla, hangi noktalardan, hangi değer".
5 — Çalışma zamanı ve üretimle ilişki
- Hangi bölge hangi saat aralığında temizlenecek
- Üretim devam ederken hangi işler yapılamaz
- Vardiya değişimi ve planlı bakım duruşlarının nasıl kullanılacağı
- Acil müdahale (dökülme) için beklenen erişim süresi
- Tesise giriş-çıkış, refakat ve kart düzeni
Üretimi durdurmadan plan kurmanın ayrıntılarını vardiyalı tesis rehberinde ele aldık.
6 — Personel
- Bölge başına asgari personel sayısı ve nitelikleri
- Sorumlu/şef bulundurma şartı
- İkame taahhüdü: devamsızlık hâlinde kaç saat içinde yerine personel
- Eğitim şartları (kimyasal, İSG, yüksekte çalışma, gıda hijyeni)
- Kıyafet ve yaka kartı düzeni
İkame taahhüdü olmayan sözleşmelerde devamsızlık doğrudan hizmet kaybına dönüşür ve karşılığı olmaz.
7 — Malzeme, ekipman ve kimyasal
- Kimyasal ve sarf malzemeyi kim tedarik ediyor
- Makine ve ekipman kime ait, bakımı kimde
- Kullanılacak kimyasalların güvenlik bilgi formları (GBF/SDS) verilecek mi
- Özel yüzeyler için uygunluk beyanı
- Depolama alanı ve elektrik/su kullanımı
8 — Raporlama ve denetim
- Rapor sıklığı ve içeriği (yapılan iş, kullanılan kimyasal, tespit edilen eksik)
- Öncesi/sonrası fotoğraf uygulaması
- Aylık değerlendirme toplantısı
- Denetimde kimin bulunacağı
- Eksik tespit edildiğinde uygulanacak akış
Raporlama şartnamede yoksa, iş yapılmış olsa bile yapıldığını kanıtlayamazsınız — ve karşı taraf da kanıtlamak zorunda hissetmez.
9 — Belgeler ve İSG
Sözleşme öncesi ve süresince istenecek belgelerin listesi şartnameye yazılır: sistem belgeleri, sigorta, İSG kayıtları, personel belgeleri. Tam listeyi ayrı bir yazıda topladık.
Yüksekte çalışma içeren kalemler varsa, önlem sıralaması ve ankraj noktası sorumluluğu ayrıca yazılmalıdır; ayrıntısı yüksekte çalışma yazımızda.
10 — Ticari maddeler
- Fiyatlandırma birimi (aylık götürü / metrekare / adam-saat)
- Periyodik ve talep üzerine işler için birim fiyat listesi
- Fiyat güncelleme koşulu ve dönemi
- Ödeme vadesi ve hakediş şartı
- Fesih koşulları ve bildirim süresi
- Ceza maddeleri — uygulanabilir ve ölçülebilir olmalı
Ölçülemeyen bir kritere bağlanan ceza maddesi uygulanamaz; kabul kriteri net değilse ceza da işlevsizdir.
Teklifleri karşılaştırırken
Şartname netse teklifler doğal olarak karşılaştırılabilir hâle gelir. Yine de şu üçünü kontrol edin:
- Adam-saat karşılığı. Aynı kapsam için çok düşük personel öngören teklif, kapsamı tamamlayamaz.
- Kapsam dışı bırakılanlar. Bazı teklifler kapsamı sessizce daraltır.
- Birim fiyat listesi. Periyodik işlerin fiyatı yoksa maliyet sonradan büyür.
Kısaca
Alan envanterini metrekareyle verin, kapsamı ve kapsam dışını birlikte yazın, her kaleme periyot atayın, kabul kriterini ölçüm yöntemiyle tanımlayın, raporlamayı ve ikame taahhüdünü şarta bağlayın.
Temizliğin üretim üzerindeki etkisini ayrı bir yazıda ele aldık.
Temizlik hizmetlerimizi inceleyebilir veya ihtiyacınızı anlatarak teklif isteyebilirsiniz.