Güvenlik, temizlik, kalite kontrol veya personel temini — hizmet hangisi olursa olsun, sözleşme öncesi doğrulanacak belgelerin çekirdeği aynıdır. Bu yazıda tüm dış kaynak sözleşmelerinde geçerli olan ortak listeyi ve hizmete özel eklerini topladık.
Aşağıdaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş yerine geçmez.
Neden belge kontrolü?
İki sebep var. Birincisi, bazı yükümlülükler sözleşmeyle devredilemez: asıl işveren, alt işverenin işçilerine karşı İş Kanunu ve sosyal güvenlik yükümlülükleri bakımından birlikte sorumludur. İkincisi, bazı faaliyetler izne tabidir ve izinsiz yürütülmesi hâlinde ceza doğrudan hizmeti alan kurumun yöneticisine yazılabilir.
Belge kontrolü, bu iki riski sözleşme masasında yönetmenin en ucuz yoludur.
A — Her sözleşmede istenecekler
Kuruluş ve yetki
- Ticaret sicil kaydı ve faaliyet belgesi
- Vergi levhası
- İmza sirküleri — sözleşmeyi imzalayanın yetkisi
- Ortaklık yapısı (gerekiyorsa)
Mali durum
- SGK borcu yoktur yazısı
- Vergi borcu yoktur yazısı
- Son döneme ait bilanço veya gelir tablosu (büyük sözleşmelerde)
Sigorta
- Üçüncü şahıs mali sorumluluk sigortası — kapsam ve limit görülmeli
- İşveren sorumluluk sigortası
- Hizmete özel zorunlu sigortalar (aşağıda)
Poliçenin varlığı yetmez; limitin olası hasarla orantılı olduğunu kontrol edin.
Personel ve SGK
- Sahada görevlendirilecek personel listesi
- SGK işe giriş bildirgeleri
- Aylık prim ve hizmet belgesi + ödeme dekontu
- Ücret bordrosu ve banka ödeme listesi
Bunlar tek seferlik değil, her hakediş döneminde istenir. Akışın nasıl kurulacağını hakediş kontrolü yazısında ele aldık.
İş sağlığı ve güvenliği
- Sizin sahanız için yapılmış risk değerlendirmesi (şablon değil)
- İSG eğitim kayıtları — işe özgü olmalı
- Sağlık raporları
- Kişisel koruyucu donanım zimmet kayıtları
- İş ekipmanı periyodik kontrol raporları
- İSG uzmanı ve işyeri hekimi hizmet sözleşmesi
Gizlilik ve veri
- Gizlilik taahhütnamesi
- Personel bazında gizlilik beyanı
- Kişisel veri işleniyorsa veri işleyen sözleşmesi
Son madde sıkça atlanır. Güvenlik firması kamera kayıtlarına erişiyorsa veya İK firması özlük verisi işliyorsa, aranızda yazılı bir düzenleme gerekir. Kamera tarafını KVKK yazımızda ayrıntılı ele aldık.
B — Hizmete özel ekler
Özel güvenlik
Bu alan izne tabidir ve bazı cezalar doğrudan hizmeti alan kuruma yazılır.
- Şirketin faaliyet izin belgesi (İçişleri Bakanlığı)
- Yöneticinin lisans mezuniyeti ve özel güvenlik temel eğitim belgesi
- Özel güvenlik malî sorumluluk sigortası
- Görevlilerin çalışma izinleri ve kimlik kartları (silahlı/silahsız)
- Temel ve yenileme eğitim kayıtları
- Valiliğe hizmet bildirimi taahhüdü
Tesise ait özel güvenlik izni ise sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıntısı: güvenlik hizmeti alan işletmenin yasal yükümlülükleri ve belge kontrol listesi.
Temizlik
- Sistem belgeleri (kalite, çevre, İSG yönetim sistemleri)
- Kimyasal güvenlik bilgi formları (GBF/SDS)
- Atık yönetimi prosedürü
- Özel yüzeyler için uygunluk beyanı
- Yüksekte çalışma yapılacaksa eğitim, sağlık raporu ve ekipman muayeneleri
Ayrıntılı liste: temizlik firmasından istenecek belgeler.
Personel temini ve geçici iş ilişkisi
- İŞKUR aracılık yetki belgesi
- Geçici iş ilişkisi kurma yetki belgesi (ayrı belgedir)
- Geçici işçi sağlama sözleşmesi taslağı
İki yetkinin ayrı olduğunu ve birinin diğerini kapsamadığını personel temini rehberinde anlattık.
Kalite kontrol
- Ölçüm aleti kalibrasyon kayıtları
- Personelin ölçüm ve görsel kontrol yetkinlik doğrulaması
- Müşteriye özel gereklilik (CSR) uyum beyanı, isteniyorsa
C — Belgeyi alırken bakılacak dört şey
Belgenin varlığı tek başına anlam taşımaz. Her belgede şunlara bakın:
- Kapsam — belge hangi faaliyeti kapsıyor? Başka bir hizmet için alınmış belge sunulabiliyor.
- Geçerlilik tarihi — süresi dolmuş belge dosyada durabiliyor.
- Düzenleyen — belgelendirme kuruluşu akredite mi, izin veren makam yetkili mi?
- Tutarlılık — personel listesi, SGK bildirimi ve sahadaki kişiler örtüşüyor mu?
Dördüncüsü en çok atlanandır ve en çok işe yarayandır.
D — Sözleşmeye yazılması gerekenler
Belgeleri görmek başlangıçtır; sözleşme bunu sürdürülebilir kılar:
- Güncellik taahhüdü: süresi dolan belgelerin yenilenip iletileceği
- Değişiklik bildirimi: personel, alt yüklenici veya yetki değişikliğinin önceden bildirileceği
- Devir yasağı veya izin şartı: yüklenicinin işi başkasına devredememesi
- Denetim hakkı: belgeleri ve sahayı denetleme yetkiniz
- Hakediş şartı: ödemenin belge ibrazına bağlanması
- Rücu ve teminattan mahsup
- Fesih koşulları
Özet tablo
| Grup | Belge |
|---|---|
| Kuruluş | Sicil · vergi levhası · imza sirküleri |
| Mali | SGK ve vergi borcu yoktur |
| Sigorta | Üçüncü şahıs · işveren sorumluluk · hizmete özel zorunlu |
| Personel | Liste · işe giriş · prim belgesi · ödeme dekontu · bordro |
| İSG | Sahaya özgü risk değerlendirmesi · eğitim · sağlık · KKD · ekipman |
| Veri | Gizlilik taahhüdü · veri işleyen sözleşmesi |
| Hizmete özel | Faaliyet izni · yetki belgesi · kalibrasyon · GBF |
Sık yapılan beş hata
- Belgeyi bir kez isteyip bir daha bakmamak. Geçerlilik biter, personel değişir.
- Kapsamı okumamak. Başka faaliyet için alınmış belge kabul ediliyor.
- Sigorta limitini görmemek. Poliçe var ama limit yetersiz.
- Sahayla karşılaştırmamak. Kâğıt tam, sahada bildirimsiz kişi var.
- Veri işleyen sözleşmesini atlamak. Kişisel veriye erişim düzenlenmemiş.
Kısaca
Her dış kaynak sözleşmesinde kuruluş, mali, sigorta, personel, İSG ve veri belgelerinden oluşan bir çekirdek liste vardır; hizmete göre izin ve yetki belgeleri eklenir. Belgeyi almak yetmez — kapsamını, tarihini, düzenleyenini ve sahayla tutarlılığını kontrol edin ve güncelliği sözleşmeye bağlayın.
Hizmet seviyesi taahhütlerini nasıl ölçülebilir hâle getireceğinizi SLA yazısında ele aldık.
Hizmetlerimizi inceleyebilir veya teklif isteyebilirsiniz.