Aynı iş için gelen teklifler arasında ciddi farklar olması sık karşılaşılan bir durumdur. Bu genellikle bir tarafın "pahalı" olmasından değil, tekliflerin farklı şeyleri kapsamasından kaynaklanır. Bu yazıda tesis hizmetleri maliyetini oluşturan kalemleri ve iki teklifi gerçekten karşılaştırılabilir hâle getirmenin yolunu ele alıyoruz.
Bu yazıda fiyat verilmemektedir. Piyasa değerleri hizmete, bölgeye, vardiya düzenine ve döneme göre değişir ve hızla eskir; güncel rakam için teklif alınması gerekir. Yazının amacı, aldığınız teklifin içinde ne olduğunu okuyabilmenizi sağlamaktır.
Maliyet neyden oluşur?
Personel esaslı bir hizmette maliyet, brüt ücretten ibaret değildir. Kalemler kabaca beş grupta toplanır:
1. Doğrudan personel maliyeti
- Brüt ücret
- SGK işveren payı ve işsizlik sigortası işveren payı
- Fazla mesai, hafta tatili ve resmî tatil ücretleri
- Yıllık izin karşılığı
- Kıdem ve ihbar tazminatı karşılığı
Son iki kalem tekliflerde en çok atlanan yerlerdir. İzin ve kıdem karşılığı hesaba katılmayan bir teklif, ilk yıl ucuz görünür; yükümlülük sözleşmenin ilerleyen döneminde ortaya çıkar.
2. Vardiya ve kapsama maliyeti
Bir pozisyonun kesintisiz doldurulması için gereken kişi sayısı, vardiya sayısına eşit değildir. İzin, rapor, resmî tatil ve devamsızlık payı eklenir.
Bu yüzden "3 vardiya = 3 kişi" hesabı yanlıştır. Teklifleri karşılaştırırken sorulacak soru şudur: bu teklif, yıl boyunca kesintisiz kapsama için kaç kişi öngörüyor? Sayı düşükse ya izin dönemlerinde boşluk olacak ya fazla mesaiyle kapatılacak — ikisi de sonradan maliyet doğurur.
3. Ekipman, malzeme ve sarf
- Üniforma ve kişisel koruyucu donanım
- Ölçüm aleti, makine, araç (temizlik makinesi, ölçüm cihazı, telsiz)
- Ekipmanın bakımı, kalibrasyonu ve amortismanı
- Kimyasal ve sarf malzeme
- Sarf malzemenin (kâğıt, sabun) kime ait olduğu
Sarf malzemenin taraflardan hangisine ait olduğu netleştirilmezse iki teklif hiçbir zaman karşılaştırılamaz.
4. Uyum ve yönetim maliyeti
- İSG hizmetleri (uzman, işyeri hekimi), eğitimler, sağlık raporları
- Zorunlu sigortalar
- Belgelendirme ve denetim maliyeti
- Saha şefi / sorumlu — sahada mı, uzaktan mı?
- Raporlama ve yazılım
- Genel yönetim payı
Saha sorumlusunun sahada bulunup bulunmadığı, teklifler arasındaki farkın en yaygın sebeplerinden biridir.
5. Risk ve teminat
- Teminat mektubu maliyeti
- Ceza maddesi karşılığı
- Devir hızı riski
Teklifleri karşılaştırılabilir kılmak
Tek yol, hepsinden aynı formatta dökümü istemektir. Şartnamenize şu maddeyi koyun: "Teklifler aşağıdaki birim kırılımıyla sunulacaktır."
| İstenecek kırılım | Neden |
|---|---|
| Pozisyon başına aylık adam-saat | Kapsama yeterli mi? |
| Toplam personel sayısı ve izin payı | Kesintisiz kapsama var mı? |
| Saha sorumlusu — var/yok, tam/kısmi | En yaygın fark burada |
| Ekipman ve sarf — hangi tarafta | Kapsam farkı |
| Periyodik işler için birim fiyat | Sonradan pazarlığı önler |
| Ek talep birim fiyatı (adam-saat) | Kapsam dışı işler için |
| Fiyat güncelleme koşulu | Yıl içi artışın kuralı |
Bu kırılım geldiğinde teklifler arasındaki farkın nereden geldiği genellikle bir bakışta görülür.
Ucuz teklifin nereden geldiğini anlamak
Belirgin biçimde düşük bir teklif genellikle şu dördünden birine dayanır:
- Personel sayısı düşük tutulmuş. Kapsama yıl boyunca sağlanamaz.
- Saha sorumlusu yok veya kısmi. Yönetim yükü size kayar.
- Ekipman ve sarf size bırakılmış. Karşılaştırma yanlış yapılıyor.
- Yasal yükümlülükler eksik hesaplanmış. En riskli olanıdır.
Dördüncüsü sizin problemidir, sadece yüklenicinin değil: asıl işveren, alt işverenin işçilerine karşı İş Kanunu ve sosyal güvenlik yükümlülükleri bakımından birlikte sorumludur. Ödenmeyen ücret ve prim size döner. Hakedişi belgeye bağlayarak bu riski nasıl yöneteceğinizi ayrı bir yazıda ele aldık.
Bu yüzden teklif değerlendirmesinde en düşük fiyat tek başına bir kriter değildir; teklifin yasal yükümlülükleri karşılayıp karşılayamayacağı ayrı bir kontrol konusudur.
Görünmeyen maliyetler
Teklifte olmayan ama toplam sahip olma maliyetine giren kalemler:
- Kendi yönetim zamanınız: kötü yönetilen bir sözleşme, sizin ekibinizin zamanını yer
- Devir hızı: sık değişen personel, sürekli oryantasyon ve öğrenme kaybı demektir
- Kalite kaybının dolaylı etkisi: temizlikte duruş ve arıza, güvenlikte kayıp, kalite kontrolde hurda
- Uyumsuzluk riski: eksik belge, denetimde bulgu
Temizliğin üretime dolaylı etkisini ayrı bir yazıda ele aldık.
Fiyatlandırma modeli seçimi
| Model | Uygun olduğu durum | Dikkat |
|---|---|---|
| Aylık götürü | Kapsam sabit ve tanımlı | Kapsam belirsizse tartışma çıkar |
| Adam-saat | Değişken iş hacmi | Saat çok, sonuç az olabilir |
| Birim (m², adet) | Ölçülebilir çıktı | Ölçüm yöntemi netleşmeli |
| Karma | Sabit çekirdek + değişken ek | En yaygın; iki kısım ayrı yazılmalı |
Hangi model seçilirse seçilsin, hizmet seviyesi taahhütleri ayrıca tanımlanmalıdır — aksi hâlde model, sonucu değil yalnızca ödemeyi düzenler. Göstergeleri nasıl kuracağınızı SLA yazısında anlattık.
Bütçelerken sorulacak beş soru
- Kesintisiz kapsama için kaç kişi gerekiyor, izin payı hesaba katıldı mı?
- Ekipman ve sarf hangi tarafta?
- Saha sorumlusu sahada mı bulunacak?
- Periyodik ve ek işlerin birim fiyatı var mı?
- Fiyat güncelleme koşulu yazılı mı?
Kısaca
Maliyet, brüt ücret değil; ücret, yasal yükler, kapsama payı, ekipman, uyum ve yönetim kalemlerinin toplamıdır. Teklifleri karşılaştırmanın tek yolu aynı kırılımı istemektir. En düşük teklif, yasal yükümlülükleri karşılayamıyorsa en pahalı seçenek hâline gelir.
Sözleşme öncesi belge kontrolünü ayrı bir yazıda topladık.
Hizmetlerimizi inceleyebilir veya ihtiyacınızı anlatarak teklif isteyebilirsiniz.